Quanto costa il tuo evento? Guida di base alla previsione e alla gestione del budget

Devi organizzare un evento e hai appena fatto la tua to-do list: location, allestimento, food & beverage, staff, attrezzatura A/V, intrattenimento, ospiti e speaker, inviti, promozione. Hai pensato proprio a tutto… o quasi. Sicuro di non aver dimenticato niente?

Eh sì, hai indovinato: hai dimenticato il budget. O forse non lo hai dimenticato, forse hai solo pensato di calcolarlo alla fine, sommando tutte le voci di costo. Sbagliato! Il budget è la prima voce da mettere nella tua lista di cose da fare. Stabilire la somma che hai a disposizione e fare un preventivo delle tue spese ti permetterà di prendere le decisioni corrette su tutti gli altri aspetti dell’organizzazione del tuo evento.

Ecco gli step da seguire per calcolare il budget per il tuo evento e ottimizzare le risorse che hai a disposizione.

1. IMPARA DAL PASSATO

A meno che questo non sia il primo evento che organizzi, puoi trarre molte informazioni utili sul budget da investire per il tuo evento da quelli precedenti. Quanto ti è costata la location? Quanto hai speso per la musica dal vivo? E per il marketing? Ci sono state voci di spesa troppo elevate o superflue, che stavolta potresti tagliare? Oppure aspetti su cui non hai investito abbastanza?

Per ogni evento che organizzi, archivia in modo ordinato e preciso tutte queste informazioni: saranno una risorsa preziosa per tutto il tuo lavoro futuro.

Se non hai uno storico, per tenere sotto controllo il budget e non avere brutte sorprese al termine di un evento, la scelta migliore è quella di affidarti a professionisti dell’organizzazione di eventi, che hanno l’esperienza e le competenze per ripartire correttamente le risorse disponibili in modo da ottimizzarle e trarne il massimo risultato.

2. CONSULTA I TREND DELL’EVENT BUDGETING

Da un recente report di Eventbrite, risulta che i costi principali dichiarati dagli organizzatori di eventi sono così ripartiti:

  • 43% marketing e promozione
  • 32% ospiti e speaker
  • 29% materiale stampato
  • 18% location

Cerca online, nei forum e nei siti specializzati, informazioni sui trend del settore e usali per stabilire come ripartire al meglio le tue risorse.

3. ENTRA NEL DETTAGLIO

Una volta definite le macro-aree di spesa, vai nel dettaglio di tutte le voci di costo legate a ognuna di esse.

Per marketing e promozione, ad esempio, dettaglia tutte le attività che comportano un costo, sia online che offline. Per la voce food & beverage, specifica di cosa avrai bisogno e in quali quantità.

Nel tuo file, crea due colonne, uno per il costo preventivo e uno per quello effettivo: in questo modo, potrai monitorare quanto i tuoi costi reali si discostano da quelli previsti.

4. PREVEDI L’IMPREVISTO

Una buona pratica di chi si occupa di budget in ogni settore è quella di calcolare tutti i costi e poi di “gonfiarli” di una cifra pari a una percentuale che va dal 10 al 30% del totale. Questo margine non dovrebbe essere speso, ma servirà a coprire eventuali spese impreviste o errori commessi nel calcolare il budget preventivo.

5. NON METTERE IL BUDGET IN UN CASSETTO

Gli errori più frequenti che chi organizza un evento commette riguardo al budget sono due:

  1. Non fare il budget
  2. Farlo e poi metterlo in un cassetto

Il budget di un evento deve essere calcolato, messo in un documento ordinato e dettagliato, consultato costantemente in tutte le fasi dell’organizzazione dell’evento e continuamente aggiornato con tutte le eventuali variazioni di spesa.

A evento finito, il documento deve essere archiviato in modo da poter creare uno storico con tutti i bilanci degli eventi organizzati.

In un prossimo articolo, vedremo come creare un template che ti consenta di elaborare e gestire correttamente il budget del tuo evento.

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2019-04-19T18:06:14+01:00